УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ АУДИТ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК

MANAGEMENT AUDIT OF THE PROCUREMENT PROCESS

JOURNAL: «SCIENTIFIC BULLETIN: FINANCE, BANKING, INVESTMENT» Issue 3 (52), 2020

Section Bookkeeping

Publication text (PDF):Download

UDK: 657.6

AUTHOR AND PUBLICATION INFORMATION

Voloshina Elena Ivanovna,

Ph.D. in Economics, Associate Professor,

Associate Professor of the Department of the Accounting, Analysis and Audit?

Institute of Economics and Management (structural subdivision),

V.I. Vernadsky Crimean Federal University,

Simferopol, Russian Federation.

TYPE: Article

DOI: https://doi.org/10.37279/2312-5330-2020-3-216-222

PAGES: from 216 to 222

STATUS: Published

LANGUAGE: Russian

KEYWORDS: management audit, procurement process, logistics system, audit methodology, documenting of procurement process, contract management.

ABSTRACT (ENGLISH):

Optimizing the logistics systems of an organization is a rather difficult task, since the logistics and management processes are closely interrelated. The success of an organization depends more on the effectiveness of the interaction of its units with each other than on the activities of each unit separately. Therefore, it is necessary to integrate and bring into a single center management decisions on the selection of suppliers, the organization of the procurement process, the formation of stocks, the organization of the warehouse operations and transportation. This is precisely what the goal is set for when conducting a management audit of an organization’s procurement system.

The aim of the study is to form a methodology for management audit of a logistics system as a basis for managing the effectiveness of the organization’s procurement process.

In the course of the research, the essence and necessity of a management audit of the procurement process were revealed. The audit methodology was formed, the positive initiatives of the organization were reflected during the management audit of the procurement process. It was established that the management audit of procurement continues to develop and strengthen, since it contributes to the formation of coordinating, supervisory and control measures of the procurement process, building a model of financial and personnel support for procurement in accordance with industry standards, optimizing the supplier management system and forming criteria for determining competition, organizing the process of documenting the procurement process, the formation of rules and delegation of authority in accordance with the evolving business model and strategic goals of the organization.

ВВЕДЕНИЕ

У каждой организации могут быть разные стратегии с точки зрения закупок, но основная цель состоит в том, чтобы проверить, соответствуют ли транзакции закупок её правилам и положениям, чтобы убедиться, что возможности не упущены, достигнуты цели сохранения и найдены оптимальные решения без каких-либо злоупотреблений или коррупции.

Одной из основных задач аудиторского контроля, стоящих перед организацией, является определение целей, функций, задач, объема и структуры проведения аудиторских работ.

По мнению П.А. Кузнецова и Ж.А. Мингалевой, одно из направлений повышения эффективности процесса закупок — это проведение логистического аудита, который позволяет определить пути совершенствования процессов производства и их ресурсного обеспечения для перспективного развития инновационной деятельности [4]. Однако данный вид аудита не рассматривает эффективность системы управления закупками, а в большей мере направлен на исследование ресурсного обеспечения производства. Поэтому чтобы оценить качество и эффективность управления закупками целесообразно осуществлять именно управленческий аудит.

В научной литературе единого мнения ученых и практиков в относшении понятия «управленческий аудит» нет. Существующие определения можно разделить на два подхода. Первый подход оценивает исключительно работу менеджеров (И.А. Рабенко, Ч. Хорнгрен,), второй — включает оценку менеджмента и эффективности функционирования компании (Т. Лоуренс и Дж. Робертсон, Л.Д. Ревуцкий, О.А. Юсупова [8], Е.И. Волошина [3]). Второй подход более широкий обобщающий все направления исследования, раскрывающие систему управления организации.

Большинство авторов рассматривают общетеоретический подход к исследованию управленческого аудита, не затрагивая методологию аудита отдельных процессов деятельности организации. Вопросы управленческого аудита заготовительно-складских процессов рассматривались О.А. Юсуповой [8], Е.И. Волошиной и А.И. Морозенко [2].

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Раскрытие методики управленческого аудита процесса закупок и ее применения для удовлетворения потребностей стейкхолдеров обусловлено незначительным периодом развития концепции управленческого аудита и отсутствием фундаментальных работ в данной области.

Цель исследования — формирование методики управленческого аудита логистической системы как основы для управления эффективностью процесса закупок организации.

В исследовании использовались самые различные научные методы и приемы, которые позволили обосновать потребность проведения управленческого аудита процесса закупок и установить закономерности развития управленческого аудита. Основное внимание в процессе исследования уделялось формированию методики и последовательности проведения управленческого аудита логистической системы, выступающей основой управления эффективностью процесса закупок в организации, выявлению ее преимуществ для удовлетворения потребности стейкхолдеров.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Закупки — это все бизнес-процессы, связанные с приобретением товаров и услуг — от определения потребностей до окончания контракта на обслуживание или окончания срока полезного использования актива и последующего его выбытия.

Управленческий аудит закупок — это процесс анализа процесса управления закупками организации, чтобы лучше понять, насколько хорошо организована и функционирует система её закупок. Для этого необходимо систематизировать выявление, оценку и анализ процедур управления закупок: начиная с управления процессами поиска поставщиков, организации тендерной и договорной работы, формирования заявок и заказов на материально-техническое обеспечение, и заканчивая управлением процессами приема запасов на склад снабжения. А кроме того требуется оценить возможность и целесообразность разработки рекомендаций по улучшению данных процессов управления в организации.

Основная цель управленческого аудита — проверить соответствие фактического процесса закупок и управления им политике/процедуре организации, оценить уровень развития и выявить пути оптимизации управления процессами закупки.

Что в первую очередь делать при управленческом аудите процесса закупок?

В любом управленческом аудите обычно есть три шага:

  1. Понять изложенный принятый процесс, установить и проверить стандартную рабочую процедуру.
  2. Проверить, соблюдаются ли законодательные и нормативно-правовые документы, внутренние положения/ стандарты от начала до конца.
  3. Выявить наличие/отсутствие каких-либо пробелов в установленном процессе управления и при необходимости разработать рекомендации по совершенствованию процесса управления. При этом аудитор:
  • может предложить положительную практику из своего опыта, но собственник/руководство организации может решить, что лучше в отношении бизнеса;
  • устанавливает факт, а не осуществляет поиск причин искажений, ссылаясь для установления фактов на руководство, согласно которому процесс предопределен;
  • разрабатывает рекомендации по устранению выявленных недостатков руководства, оптимизации применяемых подходов управления персоналом, повышению эффективности управления процессами в организации.

Управленческий аудит закупок, как и любой другой аудит, может иметь различные аспекты того, что проверяется.

До непосредственно управленческого аудита целесообразно провести предварительную (предконтрактную) диагностику системы закупками, которая бы охватывала:

  1. Общую оценку управленческой системы, установление всех логистических функций и цепочек, предварительное исследование механизмов управления ими.
  2. Общая диагностика эффективности применяемых механизмов управления системой закупок организации.
  3. Анализ уровня интеграции логистических подсистем, эффективности их деятельности и взаимодействия (снабжение, транспортировка, складирование и т.д.). Выявление «узких мест».
  4. Выявление противоречий (определение проблем) в функционировании системы закупок, формулировка предварительно выявленных проблем в виде задач управленческого аудита; определение стратегии и тактики развития системы закупок, определение срочных и приоритетных задач, возможных направлений и методов их решения.
  5. Предварительное установление альтернативных проектов внедрения управленческих механизмов для роста эффективности системы закупок и сокращения логистических издержек.

Некоторые из важнейших этапов/процедур проведения управленческого аудита закупок представлены в таблице 1.

Прежде всего, аудитору необходимо определить, имеется ли у организации политика закупок, соответствующая её деятельности. Целесообразно проверить, учитывает ли политика ожидания:

  • принципы закупок;
  • правовые и этические аспекты закупок;
  • управление рисками закупок;
  • руководство по планированию и процессам закупок.

Для некоторых организаций закупки очень важны для их деятельности. В этих случаях аудиторам следует провести более углубленную работу по проверке практики закупок.

Факторы, указывающие на то, является ли закупка особенно значимой, включают:

степень, в которой организация закупает основные услуги и материалы для производства продукции;

  • размер и сложность решений о закупках;
  • экономическая ценность закупок;
  • срок действия контрактов;
  • размер отдела закупок.

Таблица 1. Методика управленческого аудита закупок *

Важнейшие этапы / процедуры аудита

Виды проверок в закупках

Цель аудита

Политика/процедуры закупок

Соблюдение политики/процедуры закупок целям организации

Установление соответствия политики закупок, соответствия её деятельности

Покупки

Соблюдение процедур

Обзор должных процессов

Обзор поставок, даты соответствия, утверждения, своевременность расчётов и т.д.

Соответствие политике/директивам организации и/или клиента

Архивы (наличие всей необходимой документации, в печатном/электронном виде)

Постоянное сканирование рынка закупок могут выявить возможности снижения затрат, изменения уровня запасов, увеличения возможности влияния на поставщика и получения выгоды от стратегии нескольких поставщиков.

Выбор поставщика и анализ и их условий

Получатели

Дебиторская и кредиторская задолженность

Владельцы и менеджеры логистической системы

Квалификация, компетентность, активная работа и мотивация людей, осуществляющих процесс закупок в организации

Оценка эффективности управления персоналом обеспечивает лучшее управление деятельностью менеджеров по закупкам

Общее управление контроля качества

Мониторинг логистической системы

Упрощение надзора за закупочной деятельностью

* Составлено автором

Организации зачастую не всегда последовательно применяют политику закупок. В одном случае объем бизнес-планирования и планирования проекта варьируется между различными закупочными операциями без какого-либо рационального процесса определения того, что было уместно. В других случаях отсутствует согласованность между разными группами в рамках одного и того же субъекта. Четкие процессы и доступное руководство могут помочь обеспечить последовательное применение политики в области закупок и возможность эффективного принятия решений во всей организации.

В процессе управленческого аудита исследуется следующая информация, позволяющая оценить управление контрактами:

  1. Для анализа деятельности поставщика проверяются свидетельства наличия:
  • системы качества и уровня ее развития;
  • управляемых условий процессов поставки.
  • у заказчика информации о месте покупаемого продукта в бизнесе поставщика;
  • креативности и эффективности поставщика в других сферах его бизнеса;
  1. Для оценки способности поставщика поставлять качественную продукцию/услуги и систематически совершенствовать качество необходимо получить данные об эффективности системы управления процессами.
  2. Для анализа процесса управления контрактами в организации-заказчике исследуются:
  • требования организации к системе качества поставщика;
  • информация о потребителях организации и их требованиях;
  • отношение поставщика по качеству в сравнении с лучшими поставщиками организации;
  • результаты внутреннего мониторинга организации о качестве продукции поставщика;
  1. Для планирования корректирующих действий:
  • выявляется несоответствие требованиям организации;
  • анализ сильных и слабых сторон поставщика;
  • наличие инструкций поставщика по процедуре планирования, выполнения и закрытия запросов на корректирующие действия;

Систематическое ежегодное обследование поставщиков должно стать общепринятым правилом в организации-заказчике.

Наиболее распространенной проблемой в отношении практики закупок в организациях является отсутствие документации о процессе закупок. Например, как правило, имеется плохая документация, охватывающая деятельность по планированию, управлению, оценке и анализу. Документация процессов закупок не всегда последовательна или легкодоступна, и на утверждение закупок не всегда предоставляется.

Плохое документирование процесса закупок может поставить организацию под угрозу, если возникнут правовые или иные проблемы. Недостаточная документация часто затрудняет организацию учета своей деятельности, если возникают вопросы.

Стоимость и риск закупок определяют характер и объем документации, которая является желательной. Тем не менее, публичный субъект должен всегда вести адекватные записи, чтобы:

  • показать, что выполнены соответствующие процессы;
  • показать, что он выявил и надлежащим образом урегулировал любые потенциальные конфликты интересов;
  • отвечать на запросы от неудачных поставщиков;
  • записывать результаты встреч в процессе закупок;
  • представить доказательства своей деятельности и принятия решений в целях отчетности и аудита;
  • планировать любые последующие закупки.

Организации должны улучшать свои процедуры конфликта интересов и поддерживать общеорганизационные системы управления контрактами.

Централизованная система управления контрактами позволяет высшему руководству организации контролировать характер, размер и соответствие контрактов целям организации. Так наличие хорошо структурированного реестра контрактов, но отсутствие данных для контроля закупки по всей организации, может ограничить соблюдение организацией стратегического подхода к закупкам.

Анализ управления контрактами предусматривает и аудит управления кредиторской задолженности. И.С. Торопова, отмечает, что «управление кредиторской задолженностью предполагает постоянный мониторинг сроков и своевременности оплаты соответствующих видов кредиторской задолженности, формирование платежного календаря и контроль его соблюдения, прогнозирование прироста сумм кредиторской задолженности в целом и по отдельным ее видам» [7, с. 155].

При проведении управленческого аудита оценивается возможность улучшения и подготовки персонала, его опыт в сфере закупок. В некоторых случаях сотрудники не знают, что существует политика закупок или где ее можно найти. Обучение персонала закупкам является важной частью реализации политики закупок. Повышение осведомленности персонала о надлежащей практике закупок может привести к повышению качества закупочной деятельности. По мере развертывания обновленных политик организация должна знакомить сотрудников с принципами закупок, содержанием политики, необходимостью полной документации и требованием последовательно применять политику.

В ходе проведения управленческого аудита можно использовать и приёмы стратегического аудита, который, по мнению А.В. Курдюмова и А.К. Измоденова, предусматривает осуществление мониторинга исполнения документов стратегического планирования, проведение аудита конечных результатов для определения степени достижения запланированных результатов [5, с. 30]. Применение в ходе управленческого аудита приёмов стратегического аудита обеспечит согласованность текущих и стратегических планов, позволит повысить эффективность управления всей логистической системой организации.

Управленческий аудит позволяет установить были ли внедрены ключевые элементы эффективной системы управления закупками. Например, четко ли определены роли и обязанности, а также делегированы полномочия на закупки. Кроме того, достигнут ли весьма заметный прогресс в обеспечении того, чтобы закупочные операции обрабатывались более равномерно в течение года. Обычно наиболее распространенными контрольными точками управленческого аудита закупок являются соответствие матрице утверждения, проверка работоспособности тендера, удовлетворенность заинтересованных сторон, соблюдение контактов и т.д.

Технология управленческого аудита охватывает разнообразные направления исследования, которые определяются исходя из поставленных перед управленческим аудитом целей. В целом технология управленческого аудита позволяет:

оценить стратегическую роль и инициативу службы закупок (снабжения) в общей стратегии организации;

  • выявить «узкие места» в системе закупок;
  • определить наличие «специфических» (откатных) технологий закупок;
  • оценить рациональности использования средств организации, эффективность применяемых процедур поиска и работы с поставщиками;
  • проанализировать оборачиваемость запасов;
  • оценить транспортные маршруты и расходы по доставке сырья;
  • построить «дерево» причинно-следственных связей проблем с закупками;
  • разработать предложения по оптимизации управления службой логистики (закупок), по повышению эффективности применяемых и внедряемых технологий закупок, по автоматизации закупочных процедур (SRM систем), по повышению качества и своевременности и оперативности принятия управленческих решений в области закупок.
  • сформировать план-график внедрения (реализации) предложенных мероприятий по совершенствованию системы закупок.

Тем не менее, в ходе аудита могут быть отмечены некоторые области, требующие улучшения. Наиболее часто к ним относятся такие как усиление обеспечения качества, улучшение мониторинга и отчетности по стандартам обслуживания, а также пересмотр внутренних/локальных положений для улучшения согласованности в применении политики и директив.

Управленческий аудит способствует внедрению следующих положительных практик и инициатив в организациях:

  1. Внутренняя среда:
  • Разработка бизнес-планов с целью «эффективной и действенной службы закупок».
  • Применение специальных процедур во время чрезвычайной ситуации, связанной с коронавирусом COVID-19, чтобы ускорить время закупочной деятельности.
  1. Оценка риска:
  • Разработка индикаторов сложности закупок, который может быть установлен в зависимости от местоположений структурных подразделений организации. При этом могут быть установлены индикаторы и субиндикаторы, относящимися как к закупкам различных материально-технических запасов. Основными показателями могут выступать: (а) стоимость покупок, включая наличные и векселя; (б) сложность товара, включая количество категорий материалов; (в) при осуществлении импортных закупок — сложность страны, включая Индекс восприятия коррупции, а также Индекс хрупкого состояния; и (г) драйверы рабочей нагрузки, включая количество заказов на покупку.
  1. Контрольная деятельность:
  • Проведение анализа затрат и оценки зрелости своей организации, процессов и систем по сравнению с ведущими практиками. Это приводит к анализу пробелов и предварительному плану внедрения стратегических источников, организации, улучшению процессов и инструментов. А также позволяет учесть новую стратегию, новые тендеры/переговоры и значительную потенциальную экономию.
  • Обучение отдельных сотрудников без отрыва от работы или сотрудничество со специализированными консультантами.
  • Опрос клиентов, чтобы выявить проблемы, связанные со временем и качеством закупок, и принять меры по их снижению. Изменение подходов к транспортировке от международных поставщиков с целью переноса риска доставки от поставщика к использованию внутренней службы доставки через логистические подразделения.

Помимо стимулирования в организациях управленческих инициатив аудит снабжения позволяет получить и конкретные результаты повышения эффективности системы закупок. Например, повысить оборачиваемость запасов (от 20 до 50%), высвободить складское пространство (до 40%), повысить вместимость склада (до 70%), улучшить ритмичность закупки сырья и материалов (до 50%), сократить количество «пиковых нагрузок» (до 1-2 раз в квартал), сократить время обработки заявок и заказов на закупку материально-технических средств (до 35%), оптимизировать плановую стоимость закупок стоимости /уменьшить цену поставок сырья (до 25%), сократить транспортные расходы (до 30%).

ВЫВОДЫ

Таким образом, управленческий аудит закупок способствует:

  • определению и реализации координирующих, надзорных и контрольных ролей и мероприятий процесса закупок;
  • построению модели финансирования и кадровому обеспечению для приведения закупок в соответствие с отраслевыми стандартами;
  • оптимизации системы управления поставщиками и формированию критериев определения конкуренции;
  • организации процесса документирования процесса закупок;
  • формированию правил и делегированию полномочий в соответствие с развивающейся бизнес-моделью и стратегическими целями организации;
  • внедрению положительных практик и инициатив во внутренней среде, в оценке риска и в контрольной деятельности организаций.

REFERENCES

  1. Audit logistiki kompanii (audit logisticheskikh biznes-protsessov vo vsey «tsepochke postavok» // Ofitsial’nyy sayt konsaltingovoy logisticheskoy kompanii Lobanov-logist. [Elektronnyy resurs]. — Rezhim dostupa: www.lobanov-logist.ru/service/logisticheskiy-audit/audit-logistiki-kompanii-/ (data obrashcheniya: 15.05.2020).
  2. Voloshina, Е.I. Upravlencheskiy audit zagotovitel’no-skladskikh protsessov: metodika provedeniya / Е.I. Voloshina, A.I. Morozenko // Razvitiye finansov, bukhgalterskogo uchota i audita v sovremennykh kontseptsiyakh upravleniya: materialy I mezhdunar. nauch.-prakt. konf. (Simferopol’, 11-12 okt. 2018 g.): sb. tr.; M-vo obrazovaniya i nauki RF, FGAOU VO «KFU im. V.I. Vernadskogo», IEiU. — Simferopol’, 2018. — S. 119–122.
  3. Voloshina, Е.I. Upravlencheskiy audit kak instrument povysheniya effektivnosti deyatel’nosti organizatsii / Е.I. Voloshina // Nauchnyy vestnik: finansy, banki, investitsii, 2018. — № 1 (42). — S. 175–181.
  4. Kuznetsov, P.A. Logisticheskiy audit i innovatsionnyy menedzhment [Elektronnyy resurs] / P.A. Kuznetsov, Zh.A. Mingaleva // Rossiyskoye predprinimatel’stvo. — 2012. — № 19. — Rezhim dostupa: cyberleninka.ru/article/n/logisticheskiy-audit-i-innovatsionnyy-menedzhment (data obrashcheniya: 24.05.2020).
  5. Kurdyumov, A.V. Strategicheskiy audit: sovremennoye sostoyaniye i napravleniya razvitiya / A.V. Kurdyumov, A.K. Izmodenov // Auditorskiye vedomosti. — 2020 — № 2 — S. 30–35.
  6. Logisticheskiy audit snabzheniya (zakupok) // Ofitsial’nyy sayt konsaltingovoy kompanii Bestlog. [Elektronnyy resurs]. — Rezhim dostupa: www.1bestlog.ru/supply_logistics_audit.html (data obrashcheniya: 15.05.2020).
  7. Toropova, I.S. Upravleniye debitorskoy i kreditorskoy zadolzhennost’yu organizatsii / I.S. Toropova // Finansovo-ekonomicheskoye i informatsionnoye obespecheniye innovatsionnogo razvitiya regiona: Materialy III Vserossiyskoy nauchno-prakticheskoy konferentsii. — Simferopol’, 2020. — S. 152–156.
  8. Yusupova, O.A. Provedeniye tenderov: voprosy upravlencheskogo audita / O.A. Yusupova // Vestnik Omskogo universiteta. Seriya «Ekonomika». — 2010. — № 3. — S. 189–195.
  9. What are the methodologies of procurement auditing? [Electronic resource]. — Access Mode: www.quora.com/What-are-the-methodologies-of-procurement-auditing (date of the application: 15.05.2020).
  10. What is audit procurement? [Electronic resource]. — Access Mode: www.quora.com/What-is-audit-procurement (date of the application: 15.05.2020).
  11. What is the first thing you do in a procurement process audit? [Electronic resource]. — Access Mode: www.quora.com/What-is-the-first-thing-you-do-in-a-procurement-process-audit (date of the application: 15.05.2020).
  12. What is the purpose of a procurement audit? [Electronic resource]. — Access Mode: www.quora.com/What-is-the-purpose-of-a-procurement-audit (date of the application: 15.05.2020).